Information légale

Politique de confidentialité

La présente politique décrit comment Acumis (« Acumis », « nous », « notre ») collecte, utilise, communique et protège les renseignements personnels que vous nous confiez lorsque vous visitez notre site acumis.ca, nous contactez pour un premier échange ou utilisez nos services.

Acumis s'engage à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale.

01Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Acumis a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont les suivantes :

Cette personne est chargée de veiller à la conformité de nos pratiques avec la législation applicable et constitue votre point de contact pour toute question, demande ou plainte relative à la protection de vos renseignements personnels.

02Renseignements personnels collectés

Acumis collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de ses services. Les renseignements collectés varient selon votre interaction avec nous :

Contexte	Renseignements collectés
Formulaire de contact	Nom, prénom, courriel professionnel, nom du cabinet, taille du cabinet, contexte du dossier, notes fournies volontairement
Communication par courriel	Adresse courriel, contenu de la correspondance, pièces jointes éventuelles
Navigation sur le site	Adresse IP, type de navigateur, pages consultées, durée de visite, source de provenance (données techniques uniquement)
Engagement contractuel	Renseignements de facturation, coordonnées du cabinet, informations relatives au mandat confié

Acumis ne collecte aucun renseignement sensible tel que défini à l'article 12 de la Loi 25 (origine ethnique, opinions politiques, données biométriques, etc.) sans consentement explicite et exprès.

03Finalités de la collecte

Vos renseignements personnels sont collectés et utilisés exclusivement pour les finalités suivantes :

• Répondre à votre prise de contact ;
• Évaluer la pertinence d'un accompagnement par Acumis pour votre cabinet ;
• Conclure et exécuter un mandat professionnel (livraison de services, facturation, suivi) ;
• Communiquer avec vous concernant nos services, à votre demande ;
• Améliorer notre site et l'expérience utilisateur, sur la base de données agrégées et anonymisées ;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires et fiscales.

Acumis n'utilise jamais vos renseignements personnels à des fins de prospection commerciale non sollicitée, ni de profilage publicitaire.

04Base juridique de la collecte

La collecte et le traitement de vos renseignements personnels reposent, selon le contexte, sur l'une des bases suivantes :

• Votre consentement libre et éclairé, lorsque vous remplissez un formulaire ou nous écrivez ;
• L'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie (mandat professionnel) ;
• Le respect d'une obligation légale à laquelle Acumis est soumise ;
• Notre intérêt légitime à exploiter et améliorer notre site, dans le respect de vos droits.

05Communication à des tiers

Acumis ne vend, ne loue, ni n'échange jamais vos renseignements personnels. Vos données ne sont communiquées qu'aux personnes et entités strictement nécessaires à la prestation de nos services :

• Personnel autorisé d'Acumis : associés et collaborateurs liés par une obligation de confidentialité ;
• Fournisseurs de services techniques, tous liés par contrat à des obligations équivalentes à la présente politique :
  • Namecheap, Inc. — hébergement du site acumis.ca (États-Unis)
  • Formspree, Inc. — traitement des soumissions du formulaire de contact (États-Unis)
  • Google Workspace — service de courriel d'Acumis, incluant contact@acumis.ca, legal@acumis.ca, confidentialite@acumis.ca et it@acumis.ca. Entité contractante : Google Canada Corporation (Canada). Infrastructure opérée par Google LLC, datacenters aux États-Unis.
  • Anthropic, PBC — fournisseur du modèle de langage Claude pour le mode standard (États-Unis), ou hébergement par fournisseur cloud souverain au Québec pour le mode québécois (voir section 6)
• Autorités publiques : uniquement lorsque la loi nous y oblige ou dans le cadre d'une procédure judiciaire valide.

La liste détaillée de nos sous-traitants et des juridictions où ils opèrent est disponible sur demande à confidentialite@acumis.ca.

06Hébergement et transfert hors Québec

Conformément à l'article 17 de la Loi 25, nous vous informons que certains de vos renseignements peuvent, selon le mode de déploiement choisi, être traités à l'extérieur du Québec :

Déploiement	Lieu de traitement
Site web acumis.ca (navigation, contenu statique)	États-Unis (hébergement Namecheap, Inc. — Phoenix AZ) — données de navigation techniques uniquement, encadrées par EFVP Loi 25
Soumissions du formulaire de contact	États-Unis (Formspree, Inc.) — relais SMTP vers contact@acumis.ca, encadré par les conditions de service Formspree et clauses de transfert standard, conforme article 17 Loi 25
Courriels reçus à contact@acumis.ca, legal@acumis.ca, confidentialite@acumis.ca, it@acumis.ca	Contrat Google Workspace conclu avec Google Canada Corporation (Canada) ; infrastructure de stockage et de traitement opérée par Google LLC aux États-Unis. Encadré par les clauses contractuelles types Google et conforme à l'article 17 de la Loi 25.
Mode standard (Claude — Anthropic)	États-Unis — données non utilisées pour entraînement, conservation transitoire uniquement
Mode québécois	Datacenter au Québec (Montréal ou Québec City) — fournisseur cloud souverain autorisé par Anthropic (AWS Canada Central, Microsoft Azure Canada East ou Google Cloud), opéré par Acumis
Mode local	Sur l'infrastructure du cabinet client — aucune donnée ne quitte les locaux

Pour les engagements professionnels, l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée prévue à l'article 17 de la Loi 25 est conduite avant tout traitement, et le mode de déploiement est convenu contractuellement avec le cabinet client.

07Mesures de sécurité

Acumis met en œuvre des mesures techniques, organisationnelles et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte, vol, divulgation, copie, utilisation ou modification, notamment :

• Chiffrement des communications (TLS 1.2+) et des données au repos ;
• Contrôle d'accès basé sur le principe du moindre privilège ;
• Journalisation des accès aux renseignements personnels ;
• Sauvegardes régulières et plan de continuité ;
• Formation continue du personnel à la protection des renseignements personnels ;
• Évaluations périodiques des mesures de sécurité.

Pour signaler un incident technique présumé ou une vulnérabilité concernant le site acumis.ca, écrivez à it@acumis.ca. Pour les questions relatives à la protection des renseignements personnels, le canal principal demeure confidentialite@acumis.ca.

08Durée de conservation

Acumis ne conserve vos renseignements personnels que pour la durée strictement nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour se conformer à ses obligations légales :

• Demandes de contact non donnant pas suite à un engagement : 12 mois ;
• Correspondance professionnelle : durée du mandat + 7 ans (obligations comptables et fiscales canadiennes) ;
• Données de facturation : 7 ans (Loi sur les impôts du Québec, Loi de l'impôt sur le revenu fédérale) ;
• Données de navigation anonymisées : 13 mois maximum.

Au terme de la période de conservation, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de manière irréversible.

09Vos droits

La législation québécoise vous reconnaît plusieurs droits relatifs à vos renseignements personnels. Vous pouvez à tout moment :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• Faire rectifier tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• Demander l'effacement de vos renseignements lorsque la loi le permet ;
• Retirer votre consentement au traitement, sans effet rétroactif ;
• Demander la cessation de la diffusion ou la désindexation de vos renseignements (droit à la déréférenciation) ;
• Demander la portabilité de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• Être informé de toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé vous concernant.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à confidentialite@acumis.ca. Nous vous répondrons dans un délai maximal de 30 jours, conformément à l'article 32 de la Loi 25.

10Témoins de connexion (cookies)

Le site acumis.ca utilise un nombre limité de témoins de connexion (cookies) :

• Témoins strictement nécessaires au fonctionnement du site (préférences de langue, sécurité). Ces témoins ne requièrent pas votre consentement ;
• Témoins de mesure d'audience, le cas échéant, configurés en mode anonymisé (pas d'identifiant personnel collecté).

Acumis n'utilise aucun témoin publicitaire, de pistage tiers ou de profilage. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour refuser l'ensemble des témoins.

11Décisions automatisées

Acumis ne prend aucune décision la concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels. Toutes les décisions importantes (acceptation d'un mandat, livraison de conclusions, recommandations professionnelles) sont prises ou validées par un associé d'Acumis.

12Renseignements concernant des mineurs

Le site et les services d'Acumis sont destinés à des professionnels du droit fiscal et de la comptabilité. Acumis ne collecte sciemment aucun renseignement personnel concernant des personnes mineures de moins de 14 ans. Si vous estimez qu'un mineur nous aurait transmis ses renseignements, veuillez nous écrire afin que nous procédions à leur suppression.

13Incident de confidentialité

Conformément à l'article 3.5 de la Loi 25, en cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, Acumis :

• Prendra sans délai les mesures raisonnables pour réduire les risques et éviter qu'un incident similaire ne se reproduise ;
• Informera la Commission d'accès à l'information (CAI) du Québec ;
• Informera les personnes concernées ;
• Tiendra un registre des incidents conforme à la réglementation.

14Modifications de la politique

Acumis se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment, notamment pour refléter une évolution législative ou de nos pratiques. La date de la dernière mise à jour figure en haut du document. Toute modification substantielle vous sera communiquée de manière proactive si vous êtes en relation contractuelle avec nous.

15Recours auprès de la Commission d'accès à l'information

Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de votre demande, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec :

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